Jak zorganizovat registraci klientů bez administrátora

Stručně řečeno, jak organizovat schůzky s klienty bez administrátora : mějte jeden komunikační kanál, jeden kalendář a jednu osobu, která potvrzuje schůzky. Více se dozvíte na https://alvibeauty.com/ru-ua/crm_info .

•  Jeden kanál. Klienti si píší na Instagramu a Telegramu, volají do salonu a posílají zprávy přímo stylistovi. Když jste nemocní, vyberte si hlavní kanál a přepojte na něj ostatní hovory. V aplikacích pro zasílání zpráv si nastavte automatickou odpověď: „Přijímáme schůzky od 10:00 do 19:00, odpovíme do hodiny.“ Přesměrujte hovory z pevné linky na telefon náhradního stylisty. Pokud hovor nikdo nezvedne, zanechte hlasovou zprávu s časem, kdy máte zavolat zpět.
•  Jeden kalendář. Záznamy v poznámkách, poznámky technika a program jsou hlavním zdrojem plýtvání. Když je administrátor pryč, zadávejte nové schůzky pouze do kalendáře salonu. Pokud je to spravováno v CRM, technici vidí svou dostupnost a vyhnou se tomu, aby si klienty objednávali mimo svůj harmonogram. Pokud je povoleno online rezervování, klienti si mohou rezervovat schůzky sami a v korespondenci je méně otázek.

 Některé zprávy může vyřídit Sofi, administrátorka s umělou inteligencí. Odpovídá na otázky ohledně služeb, pomáhá s výběrem ošetření, plánuje schůzky a ukládá je do CRM systému AlviBeauty. Díky tomu nemusí pozdní a večerní požadavky čekat do rána, protože administrátorka je nemocná. Podrobnosti jsou k dispozici na stránce Sofi: https://sofi.alvibeauty.com/ru .

 Jedna osoba. Technik může klientovi nabídnout termín v soukromé zprávě, ale náhradní osoba musí schůzku naplánovat nebo přeplánovat. Tím se zabrání zobrazování duplicitních schůzek v kalendáři.

Objednávání klientů do salonu bez recepční: co klientům říct

 Objednávání v salonu bez recepční by nemělo být problémem. Klienti potřebují znát čas a místo a je jim jedno, kdo je ten den nemocný. Proto jsou odpovědi stručné a bez vysvětlení.

 Potvrzení zní takto: „Váš termín na čtvrtek v 15:00 je stále volný a Anna na vás čeká.“ Pokud je potřeba váš termín přesunout, nabídněte dvě možnosti: „Anna nebude ve čtvrtek k dispozici. Můžu vás objednat na pátek ve 12:00 nebo v sobotu v 10:00.“ Klient si vybírá z předem definovaného seznamu a reaguje rychleji než na otevřenou otázku.

Dejte nejdříve vědět těm, kteří přijdou dnes a zítra. Ostatní budete kontaktovat následující den. V historii klientových schůzek najdete, ke kterému specialistovi jde, takže se nebudete muset ptát.

Jak plánovat schůzky s klienty v nepřítomnosti administrátora: denně a týdně

 Níže je uveden návod, jak spravovat schůzky s klienty v nepřítomnosti administrátora, pokud nemoc trvá déle než jeden den.

První den

 Ráno si náhradník otevře kalendář a zkontroluje schůzky na dnes a zítra. Poté kontaktuje klienty, kteří potřebují přesunout termín. Potvrzení jsou zasílána před obědem. Přesuny schůzek se provádějí pouze v nezbytně nezbytných případech: každá změna termínu znamená rozhovor s klientem a riziko ztráty schůzky. Večer si s techniky ověří harmonogram: kdo se dostavil, kdo ne a kde jsou zbývající okna.

Od druhého dne

 Pokud je administrátor nepřítomen déle než dva dny, rozdělte si odpovědnosti. Zprávy přijímá jedna osoba, potvrzení kontroluje druhá a technici sami provádějí večerní odsouhlasení. Připomenutí schůzek se pohodlně odesílají z CRM, takže náhradník nemusí ručně kontaktovat každého klienta. Projděte si rozvrh jednou týdně, abyste se vyhnuli prázdným termínům. Po návratu administrátora mu poskytněte seznam změn: které schůzky byly přeloženy a na čem jste se s klienty dohodli. Pokud absence trvá déle než týden, zvažte trvalou náhradu: druhou osobu na částečný úvazek nebo školení pro vedoucího technika. Odpovídání stejné osobě se rychle stává vyčerpávajícím a právě tehdy často začínají chyby v zaznamenávání.

Často kladené otázky

Co dělat, když administrátor náhle onemocní a není za něj náhrada?

 Přiřaďte každému zaměstnanci přístup k vašemu rozvrhu a telefonní číslo k danému dni. Povolte automatické odpovědi v messengerech a potvrďte pouze schůzky na dnes a zítra. Zbytek si můžete vyřídit později.

Měli by být klienti upozorněni, že administrátor není k dispozici?

 Pokud náhradník reaguje stejně rychle, neobtěžujte se. Nemoc zmiňte pouze tehdy, pokud ovlivňuje schůzku: doba odezvy, kontaktní informace nebo změna data schůzky.

Může hlavní správce zaznamenávat klienty?

 Kterýkoli technik může klientovi nabídnout časový úsek. Schůzka klienta je však naplánována pouze prostřednictvím náhradníka: ten vidí všechny techniky najednou a dbá na to, aby se nepřekrývali. Technik se v křesle soustředí na klienta.

Jak zabránit dvojitému zadávání zároveň?

 Naplánujte si všechny schůzky v jednom kalendáři a pouze prostřednictvím jedné osoby. Večer si ověřte harmonogram s techniky a před příchodem klientů odstraňte případné konflikty.

Co dělat s večerními a nočními zprávami od klientů?

 Nastavte si automatickou odpověď s časem, kdy budete odpovídat. Online plánování umožňuje klientům rezervovat si vlastní schůzku. Sofiina administrátorka s umělou inteligencí zvládne některé požadavky: zodpoví otázky a naplánuje schůzku.

Co když je administrátor několik dní nepřítomen?

 Rozdělte si odpovědnosti: jedna osoba odpovídá na zprávy, druhá kontroluje potvrzení a technici provedou večerní kontrolu. Přeplánujte si pouze ty schůzky, které nelze dokončit bez náhrady, a zaznamenejte si každou změnu.

Potřebujete CRM pro správu schůzek bez administrátora?

 Není to povinné, ale usnadňuje to práci. Kalendář přístupný z telefonu umožňuje zástupci vidět schůzky techniků, historie schůzek ukazuje, ke komu klient chodí, a připomenutí není nutné psát ručně.