Leistungsindikatoren eines Schönheitssalonspezialisten

Sie haben Ihre Termine, Ihre Schicht ist vorbei und Sie fragen sich nun: Wie viel haben Sie eigentlich verdient? Im Folgenden finden Sie die Leistungskennzahlen für Kosmetiker/innen , die sich an nur einem Abend ermitteln lassen. Einige der Daten sind in Ihrem CRM-System für Kosmetikstudios bereits verfügbar: Auslastung, durchschnittlicher Bestellwert und Besuchshistorie. Für den Anfang genügen jedoch ein Protokoll und ein Notizbuch.

 Gehen wir der Reihe nach vor: Zeit, Geld, Kunden. Die folgenden Zahlen sind fiktiv; ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen. Die Formeln sind einfach: Addition, Subtraktion und Division. Sie müssen nicht alles lesen; wählen Sie einfach den Abschnitt, der am besten zu Ihrer aktuellen Frage passt.

Welche Indikatoren sollte der Master berücksichtigen und welche sind noch nicht erforderlich?

 Fragt man sich , wie man die Arbeit einer Kosmetikerin oder eines Kosmetikers beurteilt , ist die Antwort kurz und bündig: anhand von drei Dingen: der tatsächlichen Arbeitszeit, dem Gewinn, der letztendlich verbleibt, und der Kundentreue. Dies gilt gleichermaßen für Maniküristinnen, Friseurinnen und Kosmetiker.

Das Wort „KPI“ schreckt viele ab. Doch die KPIs eines Kosmetikstudio-Profis sind einfach monatliche Kennzahlen, ohne Boni oder Gehälter. Notieren Sie sie einmal im Monat:

•  Arbeitszeit pro Monat: Wie viele Stunden waren Sie vor Ort?
•  bezahlte Stunden: wie viele Stunden der Kunde tatsächlich im Stuhl saß und dafür bezahlt hat;
•  monatliche Einnahmen;
•  monatliche Ausgaben;
•  Aufnahmen, die nicht stattfanden;
•  Neukunden und Stammkunden.

Was nicht auf der Liste steht: Kundenbewertungen, Arbeitsqualität und Servicestandards. Auch das gehört zum Beruf, wird aber separat bewertet und lässt sich nicht anhand monatlicher Zahlen messen. Hier berücksichtigen wir ausschließlich Zeit und Geld.

 Streben Sie nicht nach minutengenauer Genauigkeit: Runden Sie die Stunden auf die nächsten 15 Minuten. Diese Genauigkeit ist für Entscheidungen völlig ausreichend. Wichtig ist nur, dass Sie die Berechnungen jeden Monat wiederholen, sonst gibt es keine Vergleichswerte.

Ladezeiten und Fenster im Zeitplan

 Die Arbeitsbelastung eines Vorarbeiters entspricht dem prozentualen Anteil der bezahlten Stunden an den gesamten Arbeitsstunden. Zur Berechnung der Arbeitsbelastung werden die bezahlten Stunden durch die monatlichen Arbeitsstunden geteilt und mit 100 multipliziert.

Beispiel: 20 Arbeitstage à 8 Stunden ergeben 160 Stunden. Der Kunde hat 100 davon bezahlt. Auslastungsgrad: 100 ÷ 160 × 100 = 62,5 %.

 Die verbleibenden 60 Stunden sind mit Terminfenstern, freien Stunden und Pausen gefüllt. Einige davon sind notwendig: Pausen zwischen den Kundenterminen zum Reinigen und Bewässern sind weiterhin erforderlich. Achten Sie auf wiederkehrende Terminfenster. Beispielsweise sind jeden Dienstag von 11 bis 14 Uhr freie Zeiten vorhanden. Das ist ein Hinweis: Planen Sie in dieser Zeit eine andere Dienstleistung ein oder verschieben Sie Ihren Arbeitstag.

Was können Sie mit Ihren Fenstern machen, ohne Geld zu investieren? Bündeln Sie mehrere Termine, um einen freien Tag zu schaffen. Bieten Sie diesen Termin Ihren Stammkunden an. Planen Sie längere Servicezeiten für den Vormittag und kürzere für den Abend ein. Wählen Sie eine Methode und testen Sie sie einen Monat lang.

 Wo finde ich die Arbeitsstunden? Im Serviceprotokoll sind Start- und Endzeitpunkt jedes Serviceeinsatzes aufgeführt. Im CRM sind dieselben Informationen im Kalender und im Terminplan verfügbar, und das System zeigt die Auslastung automatisch an.

Eine separate Frage betrifft die Anzahl der Klienten pro Tag. Diese Zahl allein ist wenig aussagekräftig. Drei Langzeitaufträge können mehr einbringen als sechs Kurzzeitaufträge. Zählen Sie daher zuerst die Stunden und dann die Klienten.

Umsatz pro bezahlter Stunde und durchschnittlicher Rechnungsbetrag

 Der Umsatz pro abgerechneter Stunde zeigt den Wert Ihrer Arbeitszeit. Die Formel lautet: monatlicher Umsatz ÷ abgerechnete Stunden. In diesem Beispiel beträgt der Umsatz 60.000 UAH und die abgerechneten Stunden 100. Das ergibt 600 UAH pro Stunde.

 Verwechseln Sie dies nicht mit dem Umsatz pro Stunde. Es handelt sich um dieselben 60.000 UAH, geteilt durch alle 160 Stunden: 375 UAH. Die erste Zahl bezieht sich auf Preise und Dienstleistungen. Die zweite Zahl zeigt den Gesamtumsatz der Schicht, einschließlich der Fenster. Je größer die Differenz zwischen den beiden Zahlen, desto teurer sind die Fenster.

Die durchschnittliche Rechnung eines Friseurs berechnet sich aus Umsatz geteilt durch Anzahl der Besuche. Nehmen wir an, es gäbe 80 Besuche pro Monat. 60.000 ÷ 80 = 750 UAH.

 Schauen wir uns die einzelnen Leistungen genauer an. Eine Maniküre mit Lack für 800 UAH dauert 1,5 Stunden, also etwa 533 UAH pro Stunde. Nagellackentfernung und Schnelllackierung für 500 UAH dauern eine Stunde, also ebenfalls 500 UAH pro Stunde. Die Rechnung für die erste Leistung ist zwar höher, aber die Stunde im Salon kostet fast genauso viel. Deshalb ist die durchschnittliche Rechnung ohne Berücksichtigung der Behandlungszeit irreführend.

 Betrachten Sie die beiden Zahlen im Zusammenhang. Ist der Stundenlohn gestiegen, die Arbeitsstunden aber gleich geblieben, verdienen Sie mehr. Ist der Stundenlohn gesunken, die Arbeitsstunden aber gestiegen, prüfen Sie, ob Sie vergünstigte Leistungen oder Rabatte in Anspruch nehmen. Ein einzelner Stundenlohn ohne Angabe der Arbeitsstunden ist irreführend; Sie könnten am Ende einen hohen Stundenlohn und einen leeren Terminkalender haben.

Nichterscheinen, kurzfristige Stornierungen und Stammkunden

 Ein Kunde, der nicht erscheint oder sich nicht meldet, gilt als Nichterscheiner. Bei einer kurzfristigen Absage kann der Termin nicht weitervergeben werden. Für Sie ist es dasselbe: eine verlorene Stunde. Eine Terminverschiebung ein oder zwei Tage vorher ist in der Regel kein Verlust: Die frei gewordene Zeit kann anderweitig genutzt werden.

Die Ausfallquote berechnen wir folgendermaßen: Angenommen, es gab 88 Einträge im Kalender, aber nur 80 Teilnehmer erschienen tatsächlich: Fünf kamen nicht und drei sagten kurzfristig ab. Um das besser zu verstehen, rechnen wir es in Geld um. Acht Einträge à 1,25 Stunden ergeben 10 Stunden. 10 x 600 UAH = 6.000 UAH pro Monat.

Der Anteil der wiederkehrenden Kunden entspricht dem Prozentsatz der Erstkunden, die sich erneut anmelden. Beispiel: Von 20 Neukunden kommen 13 wieder. 13 ÷ 20 × 100 = 65 %. Da wiederkehrende Kunden für einen stabilen Terminkalender sorgen, sollte diese Kennzahl getrennt von der Gesamtauslastung betrachtet werden.

 So lesen Sie Prozentzahlen richtig: Vergleichen Sie sie mit Ihren Vormonaten. Die Zahlen anderer sind nicht aussagekräftig: Jeder hat seinen eigenen Zeitplan und bietet unterschiedliche Dienstleistungen an. Ein Techniker, der Termine zwei Wochen im Voraus vereinbart, hat eine andere Ausfallquote als jemand, der Kunden am selben Tag behandelt. Steigt Ihre Ausfallquote, versuchen Sie, sich am Vortag Ihres Termins eine Erinnerung einzurichten. Sie können eine eigene Nachricht verfassen oder die Terminerinnerungsfunktion Ihres CRM-Systems nutzen.

Nach Abzug der Kosten

 Die Einnahmen gehören Ihnen nicht. Der Saldo nach Abzug der Ausgaben ergibt sich aus den Einnahmen abzüglich der Ausgaben des Monats.

 Wir unterteilen die monatlichen Ausgaben in zwei Teile. Verbrauchsmaterialien fallen bei jeder Dienstleistung an; dies sind variable Kosten. Miete, Steuern und Gebühren, Kommunikation und Werkzeuge werden auch dann bezahlt, wenn keine Kunden vorhanden sind; dies sind Fixkosten.

Beispielmonat: Materialkosten 6.000 UAH, Büromiete 12.000 UAH, Steuern und Gebühren 4.500 UAH, sonstige Ausgaben 3.500 UAH. Die Steuern und Gebühren dienen nur als Beispiel; bitte vergleichen Sie Ihre Beträge mit den aktuellen Steuerdaten. Gesamtausgaben: 26.000 UAH. Restbetrag: 60.000 - 26.000 = 34.000 UAH. Dies ist das Nettoeinkommen des Technikers für den Monat vor Abzug der persönlichen Ausgaben.

Hinzu kommt die Servicemarge: der Betrag, der nach Abzug der Materialkosten vom Preis übrig bleibt. Eine Dienstleistung, die 750 UAH kostet, wobei die Materialkosten 75 UAH betragen, ergibt eine Marge von 675 UAH. Teilt man den Rest durch die Arbeitsstunden, erhält man 34.000 ÷ 160 ≈ 212,5 UAH. Dies ist Ihr Stundenlohn.

 Erfassen Sie die Verbrauchsmaterialien nach Service, um die jeweiligen Kosten zu ermitteln. Verbrauchen Sie mehr Material als im Vormonat, sinkt der Saldo, selbst wenn die Einnahmen gleich bleiben. Vergessen Sie außerdem nicht Steuern und Gebühren: Ohne diese erscheint der Saldo höher als er tatsächlich ist.

Beispiel in Hrywnja: Vergleich zweier Monate

 Eine einzelne Monatszahl sagt nicht viel aus. Der Vergleich mehrerer Monate ist aufschlussreicher. Nehmen wir zum Beispiel eine Maniküristin und betrachten wir zwei aufeinanderfolgende Monate. Notieren Sie die Monatszahlen in einem Notizbuch und legen Sie sie nebeneinander:

•  Bezahlte Stunden von insgesamt 160: 100 und 110;
•  Durchschnittliche Rechnung: 750 und 700 UAH;
•  Einnahmen: 60.000 und 61.600 UAH;
•  monatliche Ausgaben: 26.000 und 26.600 UAH;
•  Kontostand: 34.000 und 35.000 UAH.

Die Auslastung stieg von 62,5 % auf 68,75 %. Klingt gut. Doch bei genauerem Hinsehen fällt auf: Der Umsatz pro abgerechneter Stunde sank von 600 auf 560 UAH (61.600 ÷ 110). Der durchschnittliche Rechnungsbetrag ging um 50 UAH zurück. Und der verbleibende Saldo erhöhte sich lediglich um 1.000 UAH, obwohl Sie 10 abgerechnete Stunden mehr geleistet haben.

 Fazit: Es wurden zwar zusätzliche Arbeitsstunden geleistet, doch der Nutzen ist minimal. Die Zahlen erklären zwar nicht den Grund, zeigen aber, wo man suchen sollte. Prüfen Sie, welche Leistungen häufiger in Anspruch genommen werden, ob Rabatte gewährt wurden und ob die Materialpreise gestiegen sind. Im Beispiel stiegen sie von 6.000 auf 6.600 UAH.

So sieht die Effizienz einer Kosmetikerin in Zahlen aus: Die Frage lautet nicht „Wie viele Termine?“, sondern „Wie viele Termine bleiben pro Stunde übrig?“ Wenn ein Studio mehrere Kosmetikerinnen beschäftigt, gelten dieselben Formeln zur Berechnung der Effizienz : Man betrachtet jede einzeln und vergleicht sie Monat für Monat.

Wählen Sie für den nächsten Monat eine Kennzahl aus, die Sie verbessern möchten. Steigern Sie beispielsweise den Umsatz pro abrechnungsfähiger Stunde oder reduzieren Sie die Anzahl der Öffnungen an Dienstagen. Ein Ziel genügt, sonst verschwimmt alles in seiner Gesamtheit.

Wie lange dauert es? Ungefähr eine halbe Stunde am Monatsende. Öffnen Sie den Tagebucheintrag, notieren Sie die sechs Zahlen aus dem ersten Abschnitt, teilen Sie sie mit einem Taschenrechner und addieren Sie das Ergebnis zu den Zahlen der Vormonate. Nach drei Monaten haben Sie Ihre eigene Übersicht. Nach sechs Monaten können Sie erkennen, welche Angebote und Tage für Sie am besten funktionieren.

Häufig gestellte Fragen

Wo soll man anfangen, wenn die Zahlen nirgendwo notiert sind?

 Öffnen Sie Ihren Terminkalender des letzten Monats. Zählen Sie die Anzahl Ihrer Arbeitstage und notieren Sie die Dauer jedes Besuchs. Dies genügt, um die abgerechneten Stunden und die Auslastung zu ermitteln. Die restlichen Zahlen ergänzen Sie im Laufe der Zeit. Falls Sie Ihre Notizen in einem Messenger geführt haben, übertragen Sie die Korrespondenz des Monats in ein Notizbuch; das sollte an einem Abend erledigt sein.

Was sollte zu den Ausgaben eines selbstständigen Freiberuflers gezählt werden?

 Fixe Kosten werden monatlich bezahlt, unabhängig von den Buchungen: Büromiete, Gewerbesteuer und Sozialabgaben sowie Kommunikationskosten. Variable Kosten hängen von der Anzahl der erbrachten Leistungen ab und umfassen Materialkosten. Diese sind in den Leistungskosten enthalten. Die Höhe der Steuern und Sozialabgaben ist abhängig von Ihrer Unternehmensgruppe und kann sich im Laufe der Zeit ändern. Informieren Sie sich daher auf der Website des Finanzamts über den Fälligkeitstermin. Wenn Material für mehrere Leistungen benötigt wird, teilen Sie die Materialkosten durch die Anzahl der erbrachten Leistungen: So erhalten Sie die Materialkosten pro Leistung.

Woran erkennt man, ob die Kunden wiederkommen?

 Markieren Sie die Kunden, die im letzten Monat ihren ersten Termin hatten. Prüfen Sie Ihre Kundendatenbank, um festzustellen, wie viele von ihnen regelmäßig Termine buchen. Markieren Sie Kunden, die nicht wiedergekommen sind, als verlorene Kunden und entscheiden Sie, ob Sie Kontakt aufnehmen möchten. Bei Kunden, die nur selten kommen, reicht ein Monat nicht aus, um diese Zahl zu ermitteln: Berücksichtigen Sie die durchschnittliche Zeit bis zu ihrem nächsten Termin.