Wie man die Kundenregistrierung ohne Administrator organisiert
Kurz gesagt, so organisieren Sie Kundentermine ohne Administrator : Nutzen Sie einen Kommunikationskanal, einen Kalender und eine Person, die Termine bestätigt. Mehr dazu erfahren Sie unter https://alvibeauty.com/ru-ua/crm_info .
- Ein einziger Kommunikationskanal. Kunden kontaktieren uns über Instagram und Telegram, rufen im Salon an oder schreiben direkt an die Stylistin/den Stylisten. Wenn Sie krank sind, wählen Sie einen Hauptkanal und leiten Sie alle Anrufe dorthin weiter. Richten Sie in Messenger-Apps eine automatische Antwort ein: „Wir nehmen Termine von 10:00 bis 19:00 Uhr entgegen und melden uns innerhalb einer Stunde.“ Leiten Sie Anrufe an den Festnetzanschluss an die Vertretungs-Stylistin/den Vertretungs-Stylisten weiter. Falls niemand abnimmt, hinterlassen Sie eine Nachricht mit der Uhrzeit für einen Rückruf.
- Ein einziger Kalender. Einträge in Notizbüchern, den Notizen der Techniker und im Programm verursachen den größten Datenmüll. Während der Abwesenheit des Administrators sollten neue Termine ausschließlich im Salonkalender eingetragen werden. Bei der Verwaltung im CRM-System sehen die Techniker ihre Verfügbarkeit und vermeiden so, Kunden außerhalb ihres Zeitplans anzunehmen. Mit aktivierter Online-Buchung können Kunden ihre Termine selbst buchen, wodurch sich die Korrespondenz deutlich reduziert.
Einige Anfragen kann Sofi, die KI-Administratorin, bearbeiten. Sie beantwortet Fragen zu unseren Dienstleistungen, hilft bei der Auswahl von Behandlungen, vereinbart Termine und speichert diese im AlviBeauty CRM. So müssen Anfragen, die spät abends oder nachts eingehen, nicht bis zum Morgen warten, wenn die Administratorin krankheitsbedingt ausfällt. Weitere Informationen finden Sie auf der Sofi-Seite: https://sofi.alvibeauty.com/ru
Eine Person. Der Techniker kann dem Kunden per Privatnachricht einen Termin vorschlagen, die Vertretung muss diesen jedoch selbst vereinbaren oder verschieben. Dadurch werden doppelte Termine im Kalender vermieden.
Termine für Kunden in einem Salon ohne Rezeptionistin buchen: Was Sie den Kunden sagen sollten
Termine in einem Salon ohne Rezeption sollten nicht als Fehler wahrgenommen werden. Kunden müssen Zeit und Ort wissen, und es interessiert sie nicht, wer an dem Tag krank ist. Daher sind die Antworten kurz und ohne Erklärung.
Die Bestätigung klingt so: „Ihr Termin am Donnerstag um 15:00 Uhr ist noch frei, Anna erwartet Sie.“ Falls Ihr Termin verschoben werden muss, bieten Sie zwei Optionen an: „Anna ist am Donnerstag leider nicht verfügbar. Ich kann Ihnen einen Termin am Freitag um 12:00 Uhr oder am Samstag um 10:00 Uhr anbieten.“ Der Kunde wählt aus einer vorgegebenen Liste und antwortet so schneller als auf eine offene Frage.
Benachrichtigen Sie zuerst diejenigen, die heute und morgen einen Termin haben. Die übrigen Patienten kontaktieren Sie am Folgetag. Aus der Terminhistorie des Patienten geht hervor, welcher Facharzt ihn behandelt, sodass Sie nicht nachfragen müssen.
Wie man Kundentermine in Abwesenheit eines Administrators plant: täglich und wöchentlich
Nachfolgend finden Sie eine Anleitung, wie Sie Kundentermine verwalten können, wenn ein Administrator abwesend ist und die Krankheit länger als einen Tag andauert.
Erster Tag
Morgens öffnet die Vertretung den Kalender und prüft die Termine für heute und morgen. Anschließend kontaktiert sie Kunden, die ihren Termin verschieben müssen. Die Bestätigungen werden vor dem Mittagessen verschickt. Termine werden nur verschoben, wenn es unbedingt notwendig ist: Jede Verschiebung bedeutet ein Gespräch mit dem Kunden und birgt das Risiko, den Termin zu verlieren. Abends bespricht sie den Plan mit den Technikern: Wer war da, wer nicht und wo sind die freien Termine?
Ab dem zweiten Tag
Bei einer Abwesenheit des Administrators von mehr als zwei Tagen sollten die Aufgaben aufgeteilt werden. Eine Person nimmt Nachrichten entgegen, eine zweite prüft Bestätigungen, und die Techniker führen den abendlichen Abgleich selbst durch. Terminerinnerungen werden bequem über das CRM versendet, sodass die Vertretung nicht jeden Kunden einzeln kontaktieren muss. Der Terminplan sollte wöchentlich überprüft werden, um Leerstände zu vermeiden. Nach der Rückkehr des Administrators sollte ihm eine Liste der Änderungen zur Verfügung gestellt werden: welche Termine verschoben wurden und welche Vereinbarungen mit den Kunden getroffen wurden. Dauert die Abwesenheit länger als eine Woche, sollte eine dauerhafte Vertretung in Betracht gezogen werden: eine zweite Person in Teilzeit oder eine Schulung für den erfahrenen Techniker. Die ständige Kommunikation mit derselben Person wird schnell anstrengend, und genau dann treten häufig Fehler bei der Datenerfassung auf.
Häufig gestellte Fragen
Was tun, wenn der Administrator plötzlich erkrankt und kein Ersatz vorhanden ist?
Weisen Sie jedem Tag einen Mitarbeiter mit Zugriff auf Ihren Kalender und einer Telefonnummer zu. Aktivieren Sie die automatische Antwort in Messengern und bestätigen Sie nur Termine für heute und morgen. Den Rest können Sie später erledigen.
Sollen Kunden darauf hingewiesen werden, dass der Administrator nicht erreichbar ist?
Wenn die Vertretung genauso schnell antwortet, brauchen Sie sich nicht weiter darum zu kümmern. Erwähnen Sie die Krankheit nur dann, wenn sie den Termin betrifft: die Antwortzeit, die Kontaktdaten oder die Terminänderung.
Kann ein Stammdatensatz Kundendaten enthalten?
Jeder Techniker kann einem Kunden einen Termin anbieten. Die Terminvergabe erfolgt jedoch ausschließlich über einen Stellvertreter: Kunden sehen alle Techniker gleichzeitig, um Überschneidungen zu vermeiden. Der Techniker kann sich dabei voll und ganz auf den Kunden im Behandlungsstuhl konzentrieren.
Wie lassen sich gleichzeitig doppelte Einträge verhindern?
Alle Termine sollten in einem Kalender und über eine einzige Person vereinbart werden. Überprüfen Sie den Terminplan abends mit Ihren Technikern und klären Sie eventuelle Überschneidungen, bevor die Kunden eintreffen.
Was tun mit Nachrichten von Kunden am Abend und in der Nacht?
Richten Sie eine automatische Antwort mit Ihrer Antwortzeit ein. Dank Online-Terminbuchung können Kunden ihre Termine selbst buchen. Die KI-Administratorin von Sofi kann einige Anfragen bearbeiten: Sie beantwortet Fragen und vereinbart Termine.
Was passiert, wenn der Administrator mehrere Tage abwesend ist?
Teilen Sie die Aufgaben auf: Eine Person beantwortet Nachrichten, eine andere prüft Bestätigungen, und die Techniker führen abends eine Kontrollrunde durch. Verschieben Sie nur Termine, die ohne Ersatz nicht wahrgenommen werden können, und dokumentieren Sie jede Änderung.
Benötigen Sie ein CRM-System zur Terminverwaltung ohne Administrator?
Es ist zwar nicht zwingend erforderlich, erleichtert aber die Arbeit. Ein Kalender, der über das Smartphone zugänglich ist, ermöglicht es der Vertretung, die Termine der Techniker einzusehen, die Terminhistorie zeigt an, wer gerade beim Kunden behandelt wird, und Erinnerungen müssen nicht manuell erstellt werden.