管理者なしでクライアント登録を整理する方法

要するに、管理者なしで顧客の予約を管理する方法は、コミュニケーションチャネル、カレンダー、予約確認担当者をそれぞれ1人ずつ用意することです。詳しくは、 https://alvibeauty.com/ru-ua/crm_infoをご覧ください。

• 連絡手段は1つに絞ります。お客様はInstagramやTelegramでメッセージを送ったり、サロンに電話したり、スタイリストに直接メッセージを送ったりします。体調不良の時は、メインの連絡手段を選び、他の電話をそこに転送します。メッセージアプリでは、「午前10時から午後7時まで予約を受け付けております。1時間以内に返信いたします。」という自動応答を設定します。固定電話にかかってきた電話は、代わりのスタイリストの電話に転送します。誰も電話に出られない場合は、折り返し電話する時間を記載した留守番電話メッセージを残します。
• カレンダーは1つにまとめましょう。ノートへの記入、技術者のメモ、プログラムへの入力は、無駄の主な原因です。管理者が不在の間は、サロンのカレンダーにのみ新しい予約を入力してください。CRMで管理すれば、技術者は自分の空き状況を確認でき、スケジュール外の予約を入れることを避けることができます。オンライン予約が有効になっている場合は、顧客自身が予約できるため、やり取りにおける質問も少なくなります。

一部のメッセージは、AI管理者であるSofiが処理します。Sofiは、サービスに関する質問に答え、トリートメントの選択をサポートし、予約をスケジュールし、AlviBeauty CRMに予約を保存します。これにより、管理者が病欠している間、深夜や夜間のリクエストを翌朝まで待つ必要がなくなります。詳細はSofiのページ（ https://sofi.alvibeauty.com/ru ）をご覧ください。

担当者は1名のみです。技術者はクライアントにプライベートメッセージで日時を提示できますが、予約のスケジュール変更または再スケジュールは担当者が行う必要があります。これにより、カレンダーに重複した予約が表示されるのを防ぎます。

受付係のいないサロンで顧客を予約する場合：顧客に何を伝えるべきか

受付係のいないサロンで予約を取ることは、特に問題視されるべきではありません。顧客は時間と場所を知りたいだけで、その日に誰が体調不良でいようと気にしません。そのため、返答は簡潔で、説明は不要です。

確認のメッセージは次のようになります。「木曜日の午後3時のご予約はまだ空いており、アンナがお待ちしております。」ご予約の変更が必要な場合は、次の2つの選択肢を提示してください。「アンナは木曜日は都合がつきません。金曜日の午後12時か土曜日の午前10時にご予約いただけます。」クライアントはあらかじめ用意されたリストから選択するため、自由回答形式の質問よりも迅速に対応できます。

今日と明日来院予定の方にはまず連絡してください。それ以外の方には翌日連絡します。クライアントの予約履歴にはどの専門医に診てもらうかが記載されているので、尋ねる必要はありません。

管理者不在時のクライアント予約スケジュールの立て方：日次および週次

以下は、管理者が病気で1日以上不在の場合に、顧客の予約を管理する方法に関するガイドです。

初日

午前中、担当者はカレンダーを開き、今日と明日の予約状況を確認します。その後、予約変更が必要な顧客に連絡します。確認メールは昼食前に送信します。予約変更は、どうしても必要な場合のみ行います。予約変更のたびに顧客との話し合いが必要となり、予約を失うリスクも伴います。夕方には、技術者とスケジュールを確認し、誰が出勤したか、誰が欠勤したか、残りの空き状況はどこかを確認します。

2日目以降

管理者が 2 日以上不在の場合は、責任を分担してください。メッセージの受信は 1 人が担当し、確認は別の人が担当し、技術者自身が夜間の照合を行います。予約のリマインダーは CRM から簡単に送信できるため、代わりの人が各クライアントに手動で連絡する必要はありません。空き枠ができないように、週に 1 回スケジュールを確認してください。管理者が復帰したら、変更点のリスト、つまりどの予約が再スケジュールされたか、クライアントと合意した内容を管理者に渡してください。不在が 1 週間を超える場合は、恒久的な代わりの人員、つまりパートタイムの 2 人目の人を雇うか、上級技術者をトレーニングすることを検討してください。同じ人に対応するのはすぐに疲れてしまい、そのときに記録エラーが発生することがよくあります。

よくある質問

管理者が突然病気になり、代わりの人がいない場合はどうすればよいでしょうか？

スケジュールへのアクセス権と電話番号を持つ従業員をその日に割り当ててください。メッセンジャーアプリで自動返信を有効にし、今日と明日の予定のみを確定してください。残りの予定は後で調整できます。

管理者が不在であることを顧客に警告すべきでしょうか？

代わりの担当者が同じように迅速に対応してくれる場合は、わざわざ連絡する必要はありません。病気のことは、対応時間、連絡先、予約日の変更など、予約に影響がある場合にのみ伝えてください。

マスターレコードはクライアントを録音できますか？

どの技術者も顧客に施術時間枠を提供できます。ただし、顧客の予約は代理人を通してのみ行われます。代理人はすべての技術者を同時に担当し、施術時間が重複しないように配慮します。技術者は施術中、椅子に座っている顧客に集中します。

同時に二重入力されるのを防ぐにはどうすればよいですか？

すべての予約は1つのカレンダーにまとめて、担当者も1人だけにしてください。夕方には技術者とスケジュールを確認し、お客様が到着する前に重複する予約がないか確認してください。

顧客からの夜間のメッセージにはどう対処すればよいでしょうか？

返信時間を指定した自動返信を設定してください。オンライン予約システムを使えば、クライアント自身が予約を入れることができます。SofiのAI管理者は、質問への回答や予約のスケジュール設定など、一部のリクエストに対応できます。

管理者が数日間不在の場合はどうなりますか？

役割分担を明確にしましょう。一人がメッセージに対応し、別の人が予約確認を行い、技術者が夜間に状況確認を行います。代替要員なしでは完了できない予約のみを再スケジュールし、変更内容はすべて記録してください。

管理者なしで予約を管理できるCRMが必要ですか？

必須ではありませんが、作業が楽になります。スマートフォンからアクセスできるカレンダーがあれば、代行者は技術者の予約状況を確認でき、予約履歴には顧客が誰に診てもらっているかが表示され、リマインダーを手書きする必要もありません。