Jak zorganizować rejestrację klienta bez administratora

Krótko mówiąc, jak organizować spotkania z klientami bez administratora : jeden kanał komunikacji, jeden kalendarz i jedna osoba potwierdzająca spotkania. Więcej informacji znajdziesz na stronie https://alvibeauty.com/ru-ua/crm_info .

•  Jeden kanał. Klienci wysyłają wiadomości na Instagramie i Telegramie, dzwonią do salonu i wysyłają wiadomości bezpośrednio do stylisty. Gdy jesteś chory, wybierz główny kanał i przekieruj na niego pozostałe połączenia. W aplikacjach do przesyłania wiadomości ustaw automatyczną odpowiedź: „Przyjmujemy wizyty w godzinach 10:00-19:00, odpowiemy w ciągu godziny”. Przekieruj połączenia z telefonu stacjonarnego na telefon stylisty zastępczego. Jeśli nikt nie odbierze, zostaw wiadomość głosową z godziną oddzwonienia.
•  Jeden kalendarz. Wpisy w notatnikach, notatki technika i program to główne źródło marnotrawstwa. Podczas nieobecności administratora, nowe wizyty należy wprowadzać tylko w kalendarzu salonu. Jeśli jest on zarządzany w systemie CRM, technicy mogą sprawdzić swoją dostępność i uniknąć przyjmowania klientów poza swoim grafikiem. Po włączeniu rezerwacji online klienci mogą sami umawiać wizyty, a korespondencja jest mniej pytań.

 Niektóre wiadomości mogą być obsługiwane przez Sofi, administratorkę AI. Odpowiada ona na pytania dotyczące usług, pomaga w wyborze zabiegów, umawia wizyty i zapisuje je w systemie CRM AlviBeauty. Dzięki temu zgłoszenia złożone późno w nocy i wieczorem nie muszą czekać do rana, gdy administratorka jest chora. Szczegóły dostępne są na stronie Sofi: https://sofi.alvibeauty.com/ru .

 Jedna osoba. Technik może zaproponować klientowi termin w prywatnej wiadomości, ale osoba na jego miejsce musi umówić się na wizytę lub ją przełożyć. Zapobiegnie to pojawianiu się duplikatów wizyt w kalendarzu.

Rezerwacja wizyty w salonie bez recepcjonistki: co powiedzieć klientom

 Umawianie wizyt w salonie bez recepcjonistki nie powinno wydawać się uciążliwe. Klienci muszą znać godzinę i miejsce, a nie obchodzi ich, kto jest tego dnia chory. Dlatego odpowiedzi są krótkie i bez wyjaśnień.

 Potwierdzenie brzmi mniej więcej tak: „Twoja wizyta na czwartek o 15:00 jest nadal dostępna, a Anna na Ciebie czeka”. Jeśli Twoja wizyta wymaga przełożenia, zaproponuj dwie opcje: „Anna nie będzie dostępna w czwartek. Mogę umówić Cię na piątek o 12:00 lub sobotę o 10:00”. Klient wybiera z predefiniowanej listy i odpowiada szybciej niż na pytanie otwarte.

Powiadom w pierwszej kolejności osoby, które mają się zgłosić dzisiaj i jutro. Z pozostałymi skontaktujesz się następnego dnia. W historii wizyt klienta znajdziesz informację o tym, do którego specjalisty się zgłasza, więc nie musisz pytać.

Jak planować wizyty u klientów w przypadku nieobecności administratora: codzienne i cotygodniowe

 Poniżej znajduje się przewodnik dotyczący zarządzania wizytami klientów w przypadku nieobecności administratora, jeśli choroba trwa dłużej niż jeden dzień.

Pierwszy dzień

 Rano zastępca otwiera kalendarz i sprawdza wizyty na dziś i jutro. Następnie kontaktuje się z klientami, którzy muszą przełożyć wizytę. Potwierdzenia są wysyłane przed lunchem. Przekładanie wizyt odbywa się tylko w razie absolutnej konieczności: każda zmiana terminu wiąże się z rozmową z klientem i ryzykiem utraty wizyty. Wieczorem konsultują grafik z technikami: kto się pojawił, kto nie i gdzie są wolne terminy.

Od drugiego dnia

 Jeśli administrator jest nieobecny dłużej niż dwa dni, podziel obowiązki. Wiadomości odbiera jedna osoba, potwierdzenia sprawdza druga, a wieczorne uzgodnienia przeprowadzają sami technicy. Przypomnienia o wizytach są wygodnie wysyłane z CRM, dzięki czemu zastępca nie musi kontaktować się ręcznie z każdym klientem. Przeglądaj harmonogram raz w tygodniu, aby uniknąć pustych terminów. Po powrocie administratora przekaż mu listę zmian: które wizyty zostały przełożone i co zostało uzgodnione z klientami. Jeśli nieobecność trwa dłużej niż tydzień, rozważ stałe zastępstwo: drugą osobę na część etatu lub przeszkolenie starszego technika. Odpowiadanie na tę samą osobę szybko staje się męczące i to właśnie wtedy często pojawiają się błędy w rejestracji.

Często zadawane pytania

Co zrobić, gdy administrator nagle zachoruje i nie ma zastępstwa?

 Przypisz do dnia dowolnego pracownika z dostępem do Twojego harmonogramu i numerem telefonu. Włącz automatyczne odpowiedzi w komunikatorach i potwierdzaj tylko spotkania na dziś i jutro. Resztę możesz załatwić później.

Czy klienci powinni być ostrzegani, że administrator jest niedostępny?

 Jeśli zastępstwo zareaguje równie szybko, nie zawracaj sobie głowy. Wspominaj o chorobie tylko wtedy, gdy ma to wpływ na termin wizyty: czas reakcji, dane kontaktowe lub zmianę terminu wizyty.

Czy master może rejestrować klientów?

 Każdy technik może zaproponować klientowi termin. Jednak wizyta klienta jest umawiana tylko za pośrednictwem zastępcy: przyjmuje on wszystkich techników jednocześnie i dba o to, aby nie nakładali się na siebie. Technik pozostaje skupiony na kliencie siedzącym na fotelu.

Jak zapobiec podwójnym wpisom w tym samym czasie?

 Zaplanuj wszystkie wizyty w jednym kalendarzu i umawiaj je tylko z jedną osobą. Wieczorem skonsultuj harmonogram z technikami i wyeliminuj wszelkie konflikty przed przybyciem klientów.

Co zrobić z wieczornymi i nocnymi wiadomościami od klientów?

 Skonfiguruj automatyczną odpowiedź z godziną, o której chcesz odpowiedzieć. Planowanie online pozwala klientom samodzielnie umówić się na wizytę. Administratorka AI Sofi może obsłużyć część próśb: odpowie na pytania i umówi wizytę.

Co się stanie, jeżeli administrator będzie nieobecny przez kilka dni?

 Podziel obowiązki: jedna osoba odpowiada na wiadomości, druga sprawdza potwierdzenia, a technicy dokonują wieczornego meldunku. Przełóż tylko te wizyty, których nie da się zrealizować bez zastępstwa i zapisuj każdą zmianę.

Czy potrzebujesz CRM do zarządzania spotkaniami bez administratora?

 Nie jest to obowiązkowe, ale ułatwia pracę. Kalendarz dostępny z telefonu pozwala zastępcy na przeglądanie wizyt techników, historia wizyt pokazuje, z kim klient się umawia, a przypomnienia nie muszą być wpisywane ręcznie.