Как организовать запись клиентов без администратора
Если коротко, как организовать запись клиентов без администратора: оставьте один канал связи, один календарь и одного человека, который подтверждает визиты. Более подробно можете узнать на сайте https://alvibeauty.com/ru-ua/crm_info.
- Один канал. Клиенты пишут в Instagram и Telegram, звонят в салон и отправляют сообщения мастеру лично. На время болезни выберите главный канал и переведите в него остальные. В мессенджерах поставьте автоответ: «Запись принимаем с 10 до 19, ответим в течение часа». Звонки на городской номер переадресуйте на телефон заменяющего. Если ответить некому, оставьте голосовое сообщение с временем, когда вы перезвоните.
- Один календарь. Записи в тетради, в заметках у мастера и в программе — главный источник потерь. Пока администратора нет, вносите новые визиты только в календарь салона. Если он ведётся в CRM, мастера видят свои окна и не берут клиентов мимо расписания. Когда подключена онлайн-запись, гости занимают свободное время сами, и в переписке остаётся меньше вопросов.
Часть сообщений может взять на себя AI-администратор Sofi. Она отвечает на вопросы об услугах, помогает выбрать процедуру, записывает клиента к мастеру и сохраняет запись в CRM AlviBeauty. Так ночные и вечерние обращения не ждут утра, пока администратор болеет. Подробности есть на странице Sofi - https://sofi.alvibeauty.com/ru .
Один человек. Мастер может предложить клиенту время в личной переписке, но записать или перенести визит должен заменяющий. Так в календаре не появится двойных записей.
Запись клиентов в салон без администратора: что сказать клиентам
Со стороны запись клиентов в салон без администратора не должна выглядеть как сбой. Клиенту нужно знать время и место, а кто сегодня болеет, ему безразлично. Поэтому ответы короткие и без объяснений.
Подтверждение звучит так: «Ваша запись на четверг в 15:00 в силе, мастер Анна ждёт вас». Если визит приходится сдвинуть, предложите два варианта сразу: «Мастера Анны в четверг не будет. Могу записать вас на пятницу в 12:00 или на субботу в 10:00». Клиент выбирает из готового и отвечает быстрее, чем на открытый вопрос.
Предупреждайте в первую очередь тех, кто придёт сегодня и завтра. Остальным напишете на следующий день. История визитов в карточке клиента подскажет, к какому мастеру он ходит, и спрашивать об этом не придётся.
Как вести запись клиентов в отсутствие администратора: на день и на неделю
Ниже показано, как вести запись клиентов в отсутствие администратора, если болезнь длится не один день.
Первый день
Утром заменяющий открывает календарь и проверяет записи на сегодня и завтра. Затем пишет клиентам, у которых нужен перенос. Подтверждения уходят до обеда. Переносите визиты только там, где без этого не обойтись: каждый перенос означает разговор с клиентом и риск потерять запись. Вечером он сверяет расписание с мастерами: кто пришёл, кто не пришёл, где остались окна.
Со второго дня и дальше
Если администратора нет больше двух дней, разделите обязанности. Сообщения принимает один человек, подтверждения проверяет второй, вечернюю сверку делают сами мастера. Напоминания о записи удобно отправлять из CRM, и заменяющему не нужно писать каждому клиенту вручную. Раз в неделю смотрите расписание вперёд, чтобы не оставлять пустых окон. Когда администратор вернётся, передайте ему список изменений: какие записи переносили и о чём договорились с клиентами. Если болезнь затянулась больше недели, подумайте о постоянной замене: втором человеке на неполный день или обучении старшего мастера. Подмена на одних плечах быстро выматывает, а ошибки в записи начинаются именно тогда.
Частые вопросы
Что делать, если администратор заболел внезапно, а замены нет?
Назначьте на день любого сотрудника, у кого есть доступ к расписанию и телефон. Включите автоответ в мессенджерах и подтвердите только записи на сегодня и завтра. Остальное разберёте позже.
Нужно ли предупреждать клиентов, что администратора нет?
Если замена отвечает так же быстро, не нужно. Говорите о болезни только тогда, когда она влияет на запись: меняется время ответа, контакт или дата визита.
Может ли записывать клиентов мастер?
Время клиенту предложить может любой мастер. А вот в календарь визит попадает только через заменяющего: он видит всех мастеров сразу и не допустит накладок. Сам мастер при этом не отрывается от клиента в кресле.
Как не допустить двойных записей на одно время?
Вносите все визиты в один календарь и только через одного человека. Вечером сверьте расписание с мастерами и уберите накладки до того, как клиенты придут.
Что делать с вечерними и ночными сообщениями от клиентов?
Поставьте автоответ со временем, когда вы ответите. Онлайн-запись позволит клиенту занять свободное окно самому. Часть обращений может взять на себя AI-администратор Sofi: она ответит на вопросы и запишет клиента к мастеру.
Как быть, если администратора не будет несколько дней?
Разделите обязанности: один человек отвечает на сообщения, второй проверяет подтверждения, мастера делают вечернюю сверку. Переносите только те визиты, которые нельзя провести без замены, и записывайте каждое изменение.
Нужна ли CRM, чтобы вести запись без администратора?
Обязательной она не бывает, но упрощает работу. В календаре с доступом с телефона заменяющий видит окна мастеров, история визитов подсказывает, к кому ходит клиент, а напоминания не нужно писать вручную.