Как понять, окупается ли CRM для салона красоты

Подписка на CRM списывается каждый месяц, а выгоду сразу не видно. Вот как понять, окупается ли CRM для салона красоты: сравните месячные затраты с тем, что программа вернула временем и записями. Хватит калькулятора и одного вечера. Что умеет CRM для салона красоты, можно посмотреть на странице продукта, на сайте https://alvibeauty.com/ru-ua/crm_info .

Ответ коротко: CRM окупается, когда за месяц возвращает больше денег, чем стоит вместе с вашим временем. Суммы ниже придуманы для примера, ваши будут другими.

Что считать в затратах

Затраты складываются не только из подписки. Есть ещё время, которое вы отдаёте на старт. Запишите три строки:

подписка за месяц: сумма, которую списывают с карты;
перенос клиентов из тетради или мессенджера: сколько часов вы вносите имена, телефоны и даты визитов;
обучение: время, чтобы привыкнуть к календарю записей и найти нужные кнопки.

Цену подписки возьмите из своего тарифа, в примере она условная. Часы переводите в гривны по стоимости вашего часа. Это выручка за месяц, делённая на оплаченные часы. Календарные часы не берите, окна и перерывы вам никто не оплачивает.

Эффективность CRM для салона красоты: что считать в выгоде

Так проверяют эффективность CRM для салона красоты, не придумывая сложных показателей. Выгода бывает трёх видов:

Время. Раньше вы вели журнал и отвечали на сообщения вручную, теперь запись идёт через календарь. Освободившиеся часы считаются выгодой, только если вы заняли их платными клиентами.
Неявки и поздние отмены. Клиент не пришёл и не предупредил, значит час пропал. Напоминания о записи могут вернуть часть таких визитов. Считайте только те, что состоялись или были пересажены.
Повторные записи. Клиентская база и история визитов показывают, кто давно не приходил. Возвращаемость клиентов может вырасти, если вы напишете давним гостям, и каждый вернувшийся добавляет выгоду.

Средний чек добавляйте осторожно. Если CRM показала чек по услугам и вы из-за этого стали предлагать дополнительную услугу, посчитайте разницу. Если ничего не меняли, эту строку оставьте пустой. Как считать загрузку, неявки и чек, мы разбираем в отдельной статье о показателях мастера.

Как рассчитать окупаемость CRM

Ниже показано, как рассчитать окупаемость CRM по четырём шагам. Берите данные за один обычный месяц.

Шаг 1. Стоимость часа = выручка за месяц ÷ оплаченные часы.

Шаг 2. Выгода за месяц = занятые клиентами часы × стоимость часа + вернувшиеся неявки × чек + повторные записи × чек.

Шаг 3. Чистая выгода = выгода за месяц − подписка.

Шаг 4. Срок = разовые затраты на старт ÷ чистая выгода за месяц.

Разовые затраты на старт — это часы на перенос и обучение, умноженные на стоимость часа. Если чистая выгода равна нулю или меньше, срок не наступит никогда. Встретите термин ROI CRM системы, знайте: это тот же расчёт, только результат показывают в процентах.

Пример в гривнах: окупаемость CRM для салона красоты

Посмотрим, как выглядит окупаемость CRM для салона красоты у двух мастеров маникюра. Оба работают как ФОП, подписка у обоих условно 600 грн в месяц.

Мастер с плотным графиком

За месяц она заработала 54 000 грн за 90 оплаченных часов, значит один час стоит 54 000 ÷ 90 = 600 грн.

На перенос клиентов из тетради и на обучение ушло 8 часов, это 8 × 600 = 4 800 грн разовых затрат.

Выгода по времени. Журнал и переписка занимали 20 часов в месяц, теперь 14. Из шести освободившихся часов платными клиентами заняли два, то есть 2 × 600 = 1 200 грн.

Выгода по неявкам. Раньше пропадало 8 визитов, а после напоминаний 3 из них состоялись, то есть 3 × 600 = 1 800 грн.

Выгода по повторным записям. По истории визитов она написала давним клиентам, и пришли двое, то есть 2 × 600 = 1 200 грн.

Всего за месяц выходит 1 200 + 1 800 + 1 200 = 4 200 грн. После подписки остаётся 4 200 − 600 = 3 600 грн чистой выгоды. Срок равен 4 800 ÷ 3 600 ≈ 1,3 месяца, и при тех же допущениях дальше программа работает в плюс.

Для сравнения посчитаем ROI за три месяца. Затраты равны 4 800 + 3 × 600 = 6 600 грн, а выгода 3 × 4 200 = 12 600 грн. Тогда ROI = (12 600 − 6 600) ÷ 6 600 ≈ 90,9 %, если выгода останется такой же, как в первом месяце. Это условный расчёт без обещаний.

Мастер, у которого CRM не окупается

Вторая работает одна и получает 24 000 грн за 40 оплаченных часов. Стоимость часа та же: 24 000 ÷ 40 = 600 грн. Клиентов у неё немного, всех она помнит, неявки случаются редко.

Перенос и обучение заняли 5 часов, это 5 × 600 = 3 000 грн. Журнал отнимал 2 часа, теперь 1. Освободившийся час она заняла клиентом и получила 600 грн. Вернувшихся неявок и повторных записей из-за CRM не было.

Чистая выгода равна 600 − 600 = 0 грн, поэтому три тысячи, потраченные на старте, не вернутся. Для неё программа остаётся удобством, но не вложением.

Выгодно ли внедрять CRM в салоне красоты, а когда нет

Ответ на вопрос, выгодно ли внедрять CRM в салоне красоты, зависит от числа записей, неявок и времени на журнал. CRM чаще окупается, когда записей много и они идут через мессенджеры. Ещё она выручает, когда клиенты не приходят без предупреждения или вы забываете написать давним гостям.

Хуже всего окупается, когда записей мало, график заполнен и без напоминаний, а клиентов вы помните наизусть. Тогда подписка съедает всю выгоду. Бывает и так: вы платите за раздел «Доходы и затраты» и отчёты, но ни разу в них не заходите.

Через два-три месяца проверьте ещё раз. Пересчитайте выгоду по реальным данным, а не по допущениям. Если она не растёт, посмотрите, включены ли напоминания клиентам и открываете ли вы историю визитов. Когда всё включено, а денег программа не вернула, подписку стоит пересмотреть.

Частые вопросы

С чего начать, если цифры нигде не записаны?

Возьмите последний месяц и найдите выручку с часами в записях и переписке с клиентами. Неявки вспомните по пустым окнам в расписании. Если данных не хватает, месяц ведите календарь аккуратно, а потом считайте.

Через сколько месяцев делать вывод?

Первый месяц уходит на привыкание и искажает расчёт, поэтому смотрите на второй и третий. Если выгода растёт, программа работает, а если стоит на месте, пересмотрите подписку.

Есть ли смысл подключать CRM, если вы работаете на себя?

Это зависит от числа записей. Когда клиентов много и переписка отнимает время, расчёт обычно получается в плюс. Когда записей мало, посчитайте по примеру выше: итог может оказаться нулевым.