Як зрозуміти, чи окупається CRM для салону краси

Підписка на CRM списується щомісяця, а вигоду одразу не видно. Ось як зрозуміти, чи окупається CRM для салону краси: порівняйте щомісячні витрати з тим, що програма повернула часом і записами. Вистачить калькулятора й одного вечора. Що вміє CRM для салону краси, можна подивитися на сторінці продукту, на сайті https://alvibeauty.com/uk-ua/crm_info .

Відповідь коротко: CRM окупається, коли за місяць повертає більше грошей, ніж коштує разом із вашим часом. Суми нижче вигадані для прикладу, ваші будуть іншими.

Що рахувати у витратах

Витрати складаються не лише з підписки. Є ще час, який ви віддаєте на старт. Запишіть три рядки:

підписка за місяць: сума, яку списують з картки;
перенесення клієнтів із зошита чи месенджера: скільки годин ви вносите імена, телефони та дати візитів;
навчання: час, щоб звикнути до календаря записів і знайти потрібні кнопки.

Ціну підписки візьміть зі свого тарифу, у прикладі вона умовна. Години переводьте в гривні за вартістю вашої години. Це виручка за місяць, поділена на оплачені години. Календарні години не беріть, вікна й перерви вам ніхто не оплачує.

Ефективність CRM для салону краси: що рахувати у вигоді

Так перевіряють ефективність CRM для салону краси, не вигадуючи складних показників. Вигода буває трьох видів:

Час. Раніше ви вели журнал і відповідали на повідомлення вручну, тепер запис іде через календар. Вивільнені години вважаються вигодою, лише якщо ви зайняли їх платними клієнтами.
Неявки та пізні скасування. Клієнт не прийшов і не попередив, отже година пропала. Нагадування про запис можуть повернути частину таких візитів. Рахуйте тільки ті, що відбулися або були пересаджені.
Повторні записи. Клієнтська база й історія візитів показують, хто давно не приходив. Повертаність клієнтів може зрости, якщо ви напишете давнім гостям, і кожен, хто повернувся, додає вигоду.

Середній чек додавайте обережно. Якщо CRM показала чек за послугами і ви через це почали пропонувати додаткову послугу, порахуйте різницю. Якщо нічого не змінювали, цей рядок залиште порожнім. Як рахувати завантаженість, неявки та чек, ми розбираємо в окремій статті про показники майстра.

Як розрахувати окупність CRM

Нижче показано, як розрахувати окупність CRM за чотирма кроками. Беріть дані за один звичайний місяць.

Крок 1. Вартість години = виручка за місяць ÷ оплачені години.

Крок 2. Вигода за місяць = зайняті клієнтами години × вартість години + неявки, що повернулися × чек + повторні записи × чек.

Крок 3. Чиста вигода = вигода за місяць − підписка.

Крок 4. Строк = разові витрати на старт ÷ чиста вигода за місяць.

Разові витрати на старт — це години на перенесення й навчання, помножені на вартість години. Якщо чиста вигода дорівнює нулю або менша, строк не настане ніколи. Побачите термін ROI CRM-системи, знайте: це той самий розрахунок, лише результат показують у відсотках.

Приклад у гривнях: окупність CRM для салону краси

Подивімося, як виглядає окупність CRM для салону краси у двох майстринь манікюру. Обидві працюють як ФОП, підписка в обох умовно 600 грн на місяць.

Майстриня з щільним графіком

За місяць вона заробила 54 000 грн за 90 оплачених годин, тож одна година коштує 54 000 ÷ 90 = 600 грн.

На перенесення клієнтів із зошита та на навчання пішло 8 годин, це 8 × 600 = 4 800 грн разових витрат.

Вигода за часом. Журнал і листування забирали 20 годин на місяць, тепер 14. Із шести вивільнених годин платними клієнтами зайняли дві, тобто 2 × 600 = 1 200 грн.

Вигода за неявками. Раніше пропадало 8 візитів, а після нагадувань 3 з них відбулися, тобто 3 × 600 = 1 800 грн.

Вигода за повторними записами. За історією візитів вона написала давнім клієнтам, і прийшли двоє, тобто 2 × 600 = 1 200 грн.

Усього за місяць виходить 1 200 + 1 800 + 1 200 = 4 200 грн. Після підписки залишається 4 200 − 600 = 3 600 грн чистої вигоди. Строк дорівнює 4 800 ÷ 3 600 ≈ 1,3 місяця, і за тих самих припущень далі програма працює в плюс.

Для порівняння порахуймо ROI за три місяці. Витрати дорівнюють 4 800 + 3 × 600 = 6 600 грн, а вигода 3 × 4 200 = 12 600 грн. Тоді ROI = (12 600 − 6 600) ÷ 6 600 ≈ 90,9 %, якщо вигода залишиться такою самою, як у першому місяці. Це умовний розрахунок без обіцянок.

Майстриня, у якої CRM не окупається

Друга працює сама й отримує 24 000 грн за 40 оплачених годин. Вартість години та сама: 24 000 ÷ 40 = 600 грн. Клієнтів у неї небагато, усіх вона пам'ятає, неявки трапляються рідко.

Перенесення й навчання зайняли 5 годин, це 5 × 600 = 3 000 грн. Журнал забирав 2 години, тепер 1. Вивільнену годину вона зайняла клієнтом і отримала 600 грн. Неявок, що повернулися, та повторних записів через CRM не було.

Чиста вигода дорівнює 600 − 600 = 0 грн, тому три тисячі, витрачені на старті, не повернуться. Для неї програма лишається зручністю, але не вкладенням.

Чи вигідно впроваджувати CRM у салоні краси, а коли ні

Відповідь на питання, чи вигідно впроваджувати CRM у салоні краси, залежить від кількості записів, неявок і часу на журнал. CRM частіше окупається, коли записів багато й вони йдуть через месенджери. Ще вона виручає, коли клієнти не приходять без попередження або ви забуваєте написати давнім гостям.

Найгірше CRM окупається, коли записів мало, графік заповнений і без нагадувань, а клієнтів ви пам'ятаєте напам'ять. Тоді підписка з'їдає всю вигоду. Буває й так: ви платите за розділ «Доходи та витрати» і звіти, але жодного разу в них не заходите.

Через два-три місяці перевірте ще раз. Перерахуйте вигоду за реальними даними, а не за припущеннями. Якщо вона не зростає, подивіться, чи ввімкнені нагадування клієнтам і чи відкриваєте ви історію візитів. Коли все ввімкнено, а грошей програма не повернула, підписку варто переглянути.

Популярні запитання

З чого почати, якщо цифри ніде не записані?

Візьміть останній місяць і знайдіть виручку з годинами в записах і листуванні з клієнтами. Неявки згадаєте за порожніми вікнами в розкладі. Якщо даних бракує, місяць ведіть календар акуратно, а потім рахуйте.

Через скільки місяців робити висновок?

Перший місяць іде на звикання й спотворює розрахунок, тому дивіться на другий і третій. Якщо вигода зростає, програма працює, а якщо стоїть на місці, перегляньте підписку.

Чи є сенс підключати CRM, якщо ви працюєте на себе?

Це залежить від кількості записів. Коли клієнтів багато й листування забирає час, розрахунок зазвичай виходить у плюс. Коли записів мало, порахуйте за прикладом вище: підсумок може бути нульовим