วิธีการจัดการการลงทะเบียนลูกค้าโดยไม่ต้องมีผู้ดูแลระบบ
โดยสรุป วิธีจัดการนัดหมายลูกค้าโดยไม่ต้องมีผู้ดูแลระบบ : มีช่องทางการสื่อสารเพียงช่องทางเดียว ปฏิทินเดียว และบุคคลเดียวที่ทำหน้าที่ยืนยันนัดหมาย คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้ที่ https://alvibeauty.com/ru-ua/crm_info
- ใช้ช่องทางเดียวในการติดต่อ ลูกค้าสามารถส่งข้อความผ่าน Instagram และ Telegram โทรหาทางร้าน หรือส่งข้อความถึงช่างทำผมโดยตรง เมื่อคุณไม่สบาย ให้เลือกช่องทางหลักช่องทางหนึ่งและโอนสายอื่นๆ ไปที่ช่องทางนั้น ในแอปส่งข้อความ ให้ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติว่า "เรารับนัดหมายตั้งแต่ 10:00 น. ถึง 19:00 น. เราจะตอบกลับภายในหนึ่งชั่วโมง" โอนสายโทรศัพท์บ้านไปยังโทรศัพท์ของช่างทำผมที่จะมาทำผมแทน หากไม่มีใครรับสาย ให้ฝากข้อความเสียงพร้อมระบุเวลาที่จะให้โทรกลับ
- ใช้ปฏิทินเดียวก็พอแล้ว การบันทึกในสมุดบันทึก บันทึกของช่าง และโปรแกรม คือแหล่งที่มาหลักของความสิ้นเปลือง ในขณะที่ผู้ดูแลระบบไม่อยู่ ให้บันทึกการนัดหมายใหม่เฉพาะในปฏิทินของร้านเท่านั้น หากจัดการในระบบ CRM ช่างจะสามารถดูเวลาว่างของตนเองและหลีกเลี่ยงการรับลูกค้าที่อยู่นอกเหนือตารางเวลาของตนได้ เมื่อเปิดใช้งานการจองออนไลน์ ลูกค้าสามารถจองนัดหมายได้ด้วยตนเอง และจะมีคำถามน้อยลงในการติดต่อสื่อสาร
ข้อความบางส่วนสามารถจัดการได้โดย Sofi ผู้ดูแลระบบ AI เธอจะตอบคำถามเกี่ยวกับบริการ ช่วยเลือกทรีตเมนต์ นัดหมาย และบันทึกการนัดหมายในระบบ CRM ของ AlviBeauty ด้วยวิธีนี้ คำขอในช่วงดึกและเย็นจะไม่ต้องรอจนถึงเช้าในขณะที่ผู้ดูแลระบบลาป่วย รายละเอียดเพิ่มเติมสามารถดูได้ที่หน้า Sofi: https://sofi.alvibeauty.com/ru
หนึ่งคนเท่านั้น ช่างเทคนิคสามารถเสนอเวลาให้ลูกค้าทางข้อความส่วนตัวได้ แต่ผู้ที่จะมาแทนจะต้องเป็นผู้กำหนดวันหรือวันนัดหมายเอง เพื่อป้องกันไม่ให้มีการนัดหมายซ้ำซ้อนปรากฏในปฏิทิน
การจองคิวลูกค้าเข้ารับบริการในร้านเสริมสวยที่ไม่มีพนักงานต้อนรับ: ควรบอกอะไรกับลูกค้าบ้าง
การนัดหมายที่ร้านเสริมสวยที่ไม่มีพนักงานต้อนรับ ไม่ควรดูเหมือนเป็นความผิดพลาด ลูกค้าจำเป็นต้องทราบเวลาและสถานที่ และพวกเขาไม่สนใจว่าใครจะป่วยในวันนั้น ดังนั้น คำตอบจึงสั้นกระชับและไม่มีคำอธิบายเพิ่มเติม
ข้อความยืนยันจะมีลักษณะดังนี้: "การนัดหมายของคุณในวันพฤหัสบดี เวลา 15:00 น. ยังคงว่างอยู่ และแอนนากำลังรอคุณอยู่" หากจำเป็นต้องเลื่อนการนัดหมาย ให้เสนอสองตัวเลือก: "แอนนาไม่ว่างในวันพฤหัสบดี ฉันสามารถนัดหมายให้คุณเป็นวันศุกร์ เวลา 12:00 น. หรือวันเสาร์ เวลา 10:00 น." ลูกค้าจะเลือกจากรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและตอบกลับได้เร็วกว่าคำถามปลายเปิด
แจ้งให้ผู้ที่จะมาในวันนี้และพรุ่งนี้ทราบก่อน สำหรับผู้ที่จะมาในวันถัดไป คุณจะติดต่อพวกเขาในวันถัดไป ประวัติการนัดหมายของลูกค้าจะบอกคุณว่าพวกเขาพบกับผู้เชี่ยวชาญท่านใด ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องสอบถามเพิ่มเติม
วิธีการจัดตารางนัดหมายลูกค้าในกรณีที่ไม่มีผู้ดูแลระบบ: รายวันและรายสัปดาห์
ด้านล่างนี้คือคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจัดการนัดหมายของลูกค้าในกรณีที่ไม่มีผู้ดูแลระบบ หากอาการป่วยนั้นกินเวลานานกว่าหนึ่งวัน
วันแรก
ในตอนเช้า พนักงานที่มาแทนจะเปิดปฏิทินและตรวจสอบนัดหมายสำหรับวันนี้และพรุ่งนี้ จากนั้นจะติดต่อลูกค้าที่ต้องการเลื่อนนัดหมาย การยืนยันจะถูกส่งไปก่อนเที่ยง การเลื่อนนัดหมายควรทำเฉพาะในกรณีที่จำเป็นอย่างยิ่งเท่านั้น เพราะการเลื่อนนัดหมายทุกครั้งหมายถึงการพูดคุยกับลูกค้าและความเสี่ยงที่จะเสียนัดหมายไป ในตอนเย็น พวกเขาจะตรวจสอบตารางงานกับช่างเทคนิคว่าใครมา ใครไม่มา และมีเวลาว่างเหลืออยู่เท่าไหร่
ตั้งแต่วันที่สองเป็นต้นไป
หากผู้ดูแลระบบไม่อยู่เกินสองวัน ให้แบ่งงานกันทำ คนหนึ่งรับข้อความ คนที่สองตรวจสอบการยืนยัน และช่างเทคนิคทำการตรวจสอบความถูกต้องในตอนเย็น ระบบ CRM จะส่งข้อความเตือนการนัดหมายโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ผู้ที่มาแทนไม่ต้องติดต่อลูกค้าแต่ละรายด้วยตนเอง ตรวจสอบตารางงานสัปดาห์ละครั้งเพื่อหลีกเลี่ยงการเว้นช่องว่าง เมื่อผู้ดูแลระบบกลับมา ให้แจ้งรายการการเปลี่ยนแปลง เช่น การนัดหมายที่ถูกเลื่อน และข้อตกลงกับลูกค้า หากการไม่อยู่กินเวลานานกว่าหนึ่งสัปดาห์ ให้พิจารณาหาคนมาแทนถาวร เช่น จ้างคนที่สองแบบพาร์ทไทม์ หรือฝึกอบรมช่างเทคนิคอาวุโส การตอบคำถามคนเดิมซ้ำๆ จะทำให้เหนื่อยล้า และมักทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล
คำถามที่พบบ่อย
จะทำอย่างไรหากผู้ดูแลระบบล้มป่วยกะทันหันและไม่มีผู้มาแทน?
มอบหมายพนักงานคนใดก็ได้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงตารางงานและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณให้รับผิดชอบในแต่ละวัน เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติในแอปพลิเคชันส่งข้อความ และยืนยันเฉพาะนัดหมายสำหรับวันนี้และพรุ่งนี้เท่านั้น ส่วนนัดหมายอื่นๆ คุณสามารถจัดการได้ในภายหลัง
ควรแจ้งเตือนลูกค้าหรือไม่ว่าผู้ดูแลระบบไม่ว่าง?
ถ้าผู้ที่จะมาแทนตอบกลับเร็วเท่ากัน ก็ไม่ต้องกังวล ให้พูดถึงอาการป่วยเฉพาะเมื่อส่งผลกระทบต่อการนัดหมายเท่านั้น เช่น เวลาในการตอบกลับ ข้อมูลติดต่อ หรือการเปลี่ยนแปลงวันนัดหมาย
มาสเตอร์สามารถบันทึกข้อมูลลูกค้าได้หรือไม่?
ช่างเทคนิคคนใดก็ได้สามารถเสนอเวลาให้แก่ลูกค้าได้ อย่างไรก็ตาม การนัดหมายของลูกค้าจะถูกกำหนดผ่านตัวแทนเท่านั้น ตัวแทนจะพบช่างเทคนิคทุกคนพร้อมกันและตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีการทับซ้อนกัน ช่างเทคนิคจะมุ่งเน้นไปที่ลูกค้าที่นั่งอยู่บนเก้าอี้เป็นหลัก
จะป้องกันการบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อนในเวลาเดียวกันได้อย่างไร?
จัดตารางนัดหมายทั้งหมดไว้ในปฏิทินเดียวและผ่านบุคคลเพียงคนเดียว ตรวจสอบตารางนัดหมายกับช่างเทคนิคของคุณในตอนเย็นและแก้ไขปัญหาการนัดหมายที่ซ้ำซ้อนก่อนที่ลูกค้าจะมาถึง
ควรจัดการกับข้อความจากลูกค้าในช่วงเย็นและกลางคืนอย่างไร?
ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติพร้อมเวลาที่คุณจะตอบกลับ ระบบการนัดหมายออนไลน์ช่วยให้ลูกค้าสามารถจองนัดหมายได้ด้วยตนเอง ผู้ดูแลระบบ AI ของ Sofi สามารถจัดการคำขอต่างๆ ได้บางส่วน เช่น ตอบคำถามและนัดหมาย
ถ้าผู้ดูแลระบบไม่อยู่หลายวันจะทำอย่างไร?
แบ่งงานกันทำ: คนหนึ่งตอบข้อความ อีกคนตรวจสอบการยืนยัน และช่างเทคนิคตรวจสอบความเรียบร้อยในตอนเย็น เลื่อนนัดหมายเฉพาะกรณีที่ไม่สามารถดำเนินการได้หากไม่มีผู้มาแทน และบันทึกการเปลี่ยนแปลงทุกครั้ง
คุณต้องการระบบ CRM สำหรับจัดการนัดหมายโดยไม่ต้องมีผู้ดูแลระบบหรือไม่?
ไม่ใช่ข้อบังคับ แต่จะช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น ปฏิทินที่เข้าถึงได้จากโทรศัพท์ช่วยให้ผู้ที่มาทำงานแทนสามารถดูตารางนัดหมายของช่างเทคนิคได้ ประวัติการนัดหมายแสดงให้เห็นว่าลูกค้ากำลังพบกับใคร และไม่จำเป็นต้องเขียนการแจ้งเตือนด้วยตนเอง